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Cita con el IRS

Experta ofrece seis consejos para pasar sin apuros por

November 02, 2014

  • Tener algunos procedimientos listos para ayudarlo a organizarse pueden hacer una gran diferencia en la reducción del tiempo requerido para la preparación de su declaración de impuestos.
    Having some procedures in place to help organize yourself can make a big difference in reducing the time required for tax preparation.

La temporada de impuestos estará aquí antes de que lo sepa. Aunque unas cuantas personas esperan con entusiasmo su cita anual con el IRS, el tener algunos procedimientos listos para ayudar a organizarse pueden hacer una gran diferencia en la reducción del tiempo requerido para la preparación de su declaración de impuestos. Le sugerimos algunas cosas que puede hacer para hacer que la temporada de impuestos sea más placentera.

1. Asegúrese de contar con una cuenta de negocios. Si usted no tiene una cuenta de negocios, considere abrir una. Una cuenta bancaria de negocios, independiente de cualquier actividad personal, le permite dar seguimiento a sus transacciones de negocios con facilidad. En la temporada de impuestos, veo a muchos dueños de negocios que no pueden encontrar sus recibos o recordar cómo pagaron sus gastos. Un estado financiero centralizado, junto con mantener sus recibos y conciliar la cuenta bancaria cada mes, pueden ayudar a que un contador maximice sus deducciones ya que tendrá la documentación de respaldo apropiada disponible.

2. Concilie sus libros de contabilidad mensualmente. No espere a unos cuantos días antes de su fecha límite de declaración de impuestos para conciliar sus libros. Concilie y actualice sus libros mensualmente y tendrá control durante todo el año sobre el estado financiero de su negocio. De otra manera, usted pudiera estar tan ocupado a lo largo del año que al final del año pudiera no recordar alguna transacción que pudiera mejorar su situación fiscal. Mantener los libros en forma ordenada y mensual también eliminará los dolores de cabeza de última hora para usted y ayudará a su contador a maximizar los beneficios fiscales para su negocio.

3. Use el software que funcione para usted. Si está confundido o tiene dudas de que su software de contabilidad esté funcionando para usted, reciba entrenamiento o utilice un sistema más sencillo. Yo he trabajado con propietarios que han capturado la información en el sistema de contabilidad de forma incorrecta, lo que ha generado informes financieros erróneos, y una mayor cantidad de dinero y tiempo tratando de co-rregir sus errores.

4. Recolecte formularios W-9 de los contratistas al momento de contratarlos. Cuando emplea a individuos o personas que trabajan por cuenta propia para ofrecer servicios en su negocio (contratista), pudiera tener que presentar un formulario 1099-MISC para cumplir con las regulaciones del IRS. Si usted tiene que emitir un 1099-MISC, va a necesitar el formulario W-9 del contratista. La forma más sencilla de hacer esto es que todos los contratistas llenen el W-9 a la hora de ser contratados, no cuando esté contra el reloj para presentar el formulario en enero. En ese momento, es posible que tenga problemas para localizar el proveedor de la información, especialmente en los casos en que el contratista ya no está en el negocio, viajó o no está disponible.

5. Aclare lo que es un activo, y lo que es un gasto. Separar los gastos de los activos puede ser un reto para los dueños de negocios. Por ejemplo, una computadora comprada con fines de negocios es un activo y no un gasto de oficina. Si usted está confundido, sólo hay que preguntar, “¿Cuánto tiempo dura?” Si la respuesta es más de un año, lo más probable es que sea un activo. Si su respuesta es “menos de un año”, es un gasto. Cuando compre un activo, guarde el recibo y anote la fecha de compra y el costo. De lo contrario, tendrá que rebuscar la información más tarde para que su contador puede reportarlo correctamente en su declaración de impuestos.

6. Sea consciente de sus responsabilidades en virtud de la Ley de Cuidados de Salud Asequibles. ¿Da usted empleo a un mínimo de 100 empleados que laboran a tiempo completo? A partir del 1° de enero de 2015, los empleadores aplicables deben ofrecer cobertura de salud asequible a sus empleados a tiempo completo y sus dependientes o pueden incurrir en un pago de responsabilidad compartida del empleador. Por otra parte, los empleadores más pequeños que no están sujetos a la Ley de Cuidados de Salud Asequibles tienen derecho a un pequeño crédito fiscal para la pequeña empresa si voluntariamente ofrecen seguro médico a sus empleados a través del mercado de seguros. Esto aplica cuando una empresa tiene el equivalente de 25 o menos empleados a tiempo completo, los salarios medios anuales de los empleados a tiempo completo son de menos de $51.000 y el empleador paga más del 50% de la prima del seguro.

• María Ramos es presidente y socia administrativa de Impuestos Ramos and Services Inc., una empresa de contabilidad fiscal de servicio completo de propiedad familiar que ha servido a la comunidad por casi 15 años.

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